چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم

 

سلام خدمت دانشجویان عزیز :

    هر دانشجویی با بدو ورود به دانشگاه تا زمان فارغ التحصیل شدن خود، با بخش های مختلفی از دانشگاه سر و کار پیدا می کند و برای رساندن پیام خود به مدیر و مسئول مربوطه، باید یک درخواست یا نامه رسمی اداری تنظیم نماید. ازآنجائیکه آشنایی با چگونگی نوشتن درخواست یا نامه اداری برای هر دانشجویی بسیار مهم است و یک درخواست یا نامه اداری خوب نگاشته شده می تواند تاثیر بسزایی بر روی دیدگاه مدیر یا مسئول مربوطه ایجاد نماید و همچنین نظر به اینکه اکثر دانشجویان در مقاطع کارشناسی و کارشناسی ارشد با نحوه نگارش یک درخواست یا نامه اداری خوب آشنایی ندارند ، لذا تصمیم گرفتم که در خصوص نحوه نگارش یک درخواست یا نامه اداری خوب مطلبی را فراهم کنم و در وبلاگ قرار دهم تا کمکی به شما عزیزان کرده باشم . باشد که انشاءالله مقبول شما قرار گیرد.

 

درخواست یا نامه اداری


    وقتی برای اداره و یا ارگان یا شخص مهمی نامه می نویسیم که رابطه کاری با او داریم از نامه اداری استفاده می کنیم. در چنین مواردی نمی شود از نامه دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می شود. نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان به صورت گام به گام آن را آموزش داد بلکه می شود با ذکر نکاتی چند و نشان دادن مثال به نوشتن صحیح آن کمک کرد. همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت.

 

هر درخواست یا نامه اداري از پنج جزء ذیر تشكيل ميشود: 


الف- به نام خدا .      

ب – اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه .     

ج- متن درخواست یا نامه.         

د- تشکر و قدردانی            

ه–  مشخصات امضاء كننده.  



1- به نام خدا: نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.

2- اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه: منظور از گيرنده يا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه به آن خطاب مي شود. اول اسم شخص گیرنده را با احترام می نویسیم و سپس در قسمت پایین آن سمت سازمانی وی را نیز می نویسیم. بطور مثال:

   جناب آقای حامد زرفامی

   مدیریت محترم سازمان........... 

   با سلام

   احتراماْ به استحضار می رساند ....... 

  

3- متن درخواست یا نامه: متن نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم. انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم. توجه کنیم که در متن نامه دستور نمی دهیم ، بلکه نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.

متن نامه مطالب و شرحي است كه در ارتباط با موضوع نامه نوشته مي شود و در حقيقت هدف نامه است و چيزي است كه انگيزه تهيه نامه مي باشد و ممكن است كوتاه و در يك يا چند سطر باشد و يا در يك يا چند صفحه تهيه و تنظيم گردد.

4- تشکر و قدردانی: بعد از اتمام متن نامه ، از گیرنده نامه تشکر و قدردانی می کنیم. بطور مثال:

 قبلاً از همكاری بیدریغ شما سپاسگزاری ميگردد.

 با تشکر

 

5- مشخصات امضاء كننده: در آخر نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضاء می کنیم و در کنار امضای خود تاریخ نگارش نامه یا تاریخ درخواست را نیز می نویسیم. بطور مثال:

 

نام و نام خانوادگی

امضاء و تاریخ



نمونه یک درخواست یا نامه اداری:


به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم ......

مدیر /معاون/ریاست محترم  .....
با سلام و احترام،

    احتراماً، ًضمن ارسال نسخه ای از فتوکپی حکم انتقالی پدر اینجانب ............ به شماره....... مورخه ......... از سازمان ......... استان سیستان و بلوچستان به سازمان ......... استان بوشهر، خواهشمند است دستور فرمایید درخواست انتقالی ام از رشته مدیریت بازرگانی دانشگاه سیستان و بلوچستان به رشته تحصیلی مدیریت بازرگانی دانشگاه خلیج فارس مورد بررسی قرار گیرد.  برای سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی ام برای اطلاع و هرگونه اقدام  ضمیمه درخواست تقدیم می گردد. امیدوارم با دستوری که صادر می کنید ، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیلم را در دانشگاه خلیج فارس فراهم فرمایید.

قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.

           

                                                                                     با تشکر

                                                                              نام و نام خانوادگی

                                                                                  امضاء و تاریخ




نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:


1- نامه اداری باید در یک طرف صفحه کاغذ A4 تمیز نوشته شوند و نباید در حاشیه های آن چیزی نوشت. ضمناً حاشیه 3 سانتی از بالا، پایین، چپ و راست را برای کاغذ در نظر بگیریم.

2- متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.

3- متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.

4- در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.

5- در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
6- از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و ...)باید درست و به جا استفاده کرد.
7- در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.

8- نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های A4 نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.

9- نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
10- حتماً سعی کنیم نام و نام خانوادگی دقیق مخالب درخواست یا نامه اداری را بنویسیم و اگر مخاطب نامه را به درستی نمی شناسیم نامه را باید با عنوان سمت سازمانی مخاطب نامه می نویسیم.